L’un des plus grands salons du comté du pays attire plus de 750 000 visiteurs chaque année et propose des concerts, des manèges, des stands de nourriture et plus encore pendant sa course de trois semaines. L’organisation et l’exécution de l’événement nécessitent des mois de planification et des centaines d’équipement de location. L’ampleur du salon est si importante que, au cours des années précédentes, l’entité à but non lucratif qui l’héberge a dû faire appel à plusieurs fournisseurs d’équipement pour répondre aux seuls besoins de production d’électricité.

Travailler avec tant de fournisseurs a créé des défis importants. L’appel d’offres était laborieux et chronophage. Lorsqu’une pièce d’équipement est tombée en panne, une sortie ou un stand du fournisseur pouvait être fermé pendant des heures, tandis que les organisateurs du salon essayaient de déterminer quelle entreprise avait fourni l’équipement, qui contacter et quand quelqu’un arriverait pour l’entretenir.

Un appel commercial a tout changé

Au premier feu le matin suivant la fin du salon 2023, un représentant de United Rentals est passé sur les terrains d’exposition pour voir l’équipement en location. Il a rencontré un gestionnaire équitable et s’est renseigné sur les fournisseurs d’équipement et l’expérience du salon avec eux. Peu de temps après, United Rentals a amené 13 employés des divisions de l’entreprise à apprendre en détail, tandis que 12 superviseurs du salon décrivaient les services qu’ils avaient utilisés et les défis qu’ils avaient rencontrés.

Après avoir entendu parler des fournisseurs qui avaient du mal à suivre le rythme du projet et à fournir un service adéquat, United Rentals savait qu’elle pouvait offrir une meilleure expérience, et plus rationalisée.

« Dans les 48 heures, nous sommes revenus avec une liste de solutions et d’équipements que nous pouvions fournir », a déclaré Nathan Getz, directeur des comptes stratégiques, chez United Rentals.

Une approche unique a transformé l’expérience de location

En 2024, grâce à United Rentals, l’association équitable a pu compter sur un seul fournisseur pour soutenir l’ensemble du salon pour la première décennie de l’époque.

En s’appuyant sur son vaste stock, United Rentals a fourni tout l’équipement de location requis, comme, mais sans s’y limiter, les chariots élévateurs à fourche, nacelles aériennes et machines lourdes; équipement de production d’électricité, y compris plus de 30 groupes électrogènes de la taille de semi-remorques, pour tout alimenter, des montagnes russes aux scènes de concert en passant par les stands de taco; systèmes de protection des tranchées; tours d’éclairage; radios; et l’infrastructure temporaire du site, y compris les clôtures, tapis composites, toilettes portatives, remorques de bureau et conteneurs de stockage. United Rentals a également fourni de l’équipement que le salon a choisi d’acheter plutôt que de louer, comme des bureaux de plain-pied.

En tirant parti de son expertise dans les divisions spécialisées, en exploitant les succursales locales, en tirant parti des solutions de performance sur les chantiers et en travaillant ensemble comme une seule équipe, United Rentals a offert une expérience de guichet unique transparente.

Les accords d’achat coopératifs ont éliminé les appels d’offres

Étant donné que le salon est financé par l’État par l’entité à but non lucratif, les organisateurs avaient la possibilité de tirer parti des accords d’achat coopératifs, ce qui a éliminé le besoin d’aller enchérir pour chaque contrat, comme cela est normalement requis.

United Rentals a présenté l’association équitable avec un catalogue d’équipement et de services dont les prix ont été préapprouvés par Sourcewell, une agence d’achat coopérative gérée par le gouvernement qui négocie des contrats pour ses membres coopératifs. Après avoir vérifié plusieurs fournisseurs, Sourcewell a attribué ces contrats à United Rentals.

L’utilisation des contrats Sourcewell a permis à l’association équitable d’économiser beaucoup de temps et d’efforts. Aucun appel d’offres ne signifiait aucune liste de spécifications à créer, aucun appel d’offres à publier et à faire de la publicité, aucun déplacement professionnel avec des fournisseurs potentiels et aucun frais administratifs liés à l’appel d’offres.

Une approche proactive par rapport à réactive 

En étroite collaboration avec l’association équitable, United Rentals a commencé à planifier l’événement plus de six mois à l’avance. Contrairement aux fournisseurs précédents, il a fallu une approche très proactive pour répondre aux besoins du salon.

« Ne pas se préparer, c’est se préparer à échouer », a déclaré M. Getz. « Nous avons travaillé avec le salon pour les aider à comprendre notre entreprise, c’est-à-dire la préparation et l’organisation. »

Les détails étaient importants. Par exemple, United Rentals a planifié comment livrer l’équipement par phases afin de minimiser les perturbations sur le site de l’événement. Il a livré, installé et testé l’équipement bien avant l’arrivée d’autres fournisseurs, ce qui a permis d’éviter le chaos qui s’était produit les années précédentes. Pendant le salon, des mesures ont été prises pour prévenir les problèmes. Les deux jours par semaine, le salon était fermé, et des équipes étaient présentes sur place pour vérifier l’équipement et effectuer entretien préventif.

Un point de contact unique a permis une réponse plus rapide

United Rentals s’est rendue facilement accessible aux superviseurs du salon comme s’il s’agissait d’un bras de l’association du salon. Par exemple, elle a créé une adresse de courriel personnalisée que les décideurs clés pourraient utiliser pour contacter toute l’équipe de United Rentals.

Pendant le salon, il a envoyé un courriel chaque semaine qui contenait les numéros de téléphone de chaque représentant United Rentals de garde dans chaque division. Si une génératrice s’est effondrée ou si le salon avait besoin d’une autre tour d’éclairage à la hâte, les superviseurs savaient exactement qui appeler pour une réponse rapide.

Total Control^® a facilité la gestion de l’équipement

Les superviseurs des salons pouvaient accéder à Total Control, la plateforme de gestion des chantiers de United Rentals, pour voir sur une carte tout l’équipement télématique en location et surveiller son état. Les alertes les informaient par SMS ou par courriel lorsqu’une pièce d’équipement nécessitait du carburant ou de lentretien. Par exemple, une alerte a été envoyée si les niveaux de carburant d’une génératrice ont chuté en dessous de 30 %. Grâce à cette fonctionnalité, les travailleurs n’ont plus besoin de visiter toutes les génératrices réparties sur les terrains d’exposition plusieurs fois par jour pour vérifier les niveaux de carburant.

La facturation a également été rationalisée, ce qui a permis aux administrateurs du salon d’économiser un travail considérable. Dans Total Control, ils peuvent simplement cocher une case pour effectuer un paiement.

Un partenaire dans la planification

L’équipement et les services fournis par United Rentals ont permis de maintenir des opérations équitables, de l’installation à la panne.

United Rentals se réjouit de travailler avec les organisateurs du salon sur le même salon l’année prochaine, ainsi que sur d’autres événements qui se tiendront tout au long de l’année sur le terrain d’exposition. Lorsque le moment sera venu de commencer à planifier le salon 2025, United Rentals sera en mesure de fournir une liste complète et précise de l’équipement et des services qu’elle a fournis en 2024, ce qui donnera aux organisateurs du salon une longueur d’avance considérable.