6 clés d’une gestion de flotte efficace

L’équipement, en particulier l’équipement lourd, est l’un des principaux éléments du budget de toute entreprise de construction. Prendre des décisions intelligentes sur la durée de conservation de ces actifs et le moment de la location plutôt que le vôtre peut aider les entreprises à tirer le meilleur parti de leur budget de flotte.

Mais de nombreuses entreprises n’ont pas de stratégie de flotte. Ils prennent des décisions d’achat et de vente ad hoc. Certains utilisent encore des feuilles de calcul Excel pour gérer leur parc. Par conséquent, ils dépensent probablement plus que nécessaire pour l’équipement et l’entretien, et ils peuvent subir plus de temps d’arrêt de l’équipement qu’ils ne le voudraient.

Quels sont les secrets d’une gestion efficace de la flotte? United Rentals, dans le cadre de la gestion de sa propre flotte de 14 milliards de dollars, est parvenue à un ensemble de pratiques exemplaires qu’elle utilise lors de la gestion de sa flotte ainsi que des flottes de grands clients industriels. 

« Avec plus de 14 milliards de dollars d’équipement total dans plus de 1 000 emplacements, nous devons être extrêmement bons dans la gestion de l’équipement », a déclaré Bret Kasubke, directeur senior des solutions d’équipement pour la clientèle de United Rentals. De nombreuses entreprises de construction, dont l’objectif principal est la construction plutôt que la gestion de l’équipement, peuvent ne pas avoir le même niveau d’expertise. « Nous avons discuté avec de nombreux clients qui bénéficieraient d’une stratégie de flotte définie », a déclaré M. Kasubke.

Les entreprises qui cherchent sérieusement à créer une stratégie de flotte devraient commencer par ces étapes.

Tenir de bons registres historiques

La collecte de données historiques détaillées sur l’utilisation est essentielle pour créer une stratégie de flotte et trouver des occasions d’optimisation. Un bon logiciel de gestion de flotte est essentiel pour générer ces données. (Les clients de United Rentals bénéficient de Total Control, le système de gestion de flotte basé sur le cloud de l’entreprise, qui leur permet de voir les données sur l’ensemble de leur flotte d’équipement de location en un seul endroit.) 

Les données historiques vous montreront vos taux d’utilisation pour différents types d’équipement, ce qui vous aidera à prendre des décisions concernant les nouveaux achats d’équipement. Il vous aidera également à déterminer les coûts d’exploitation associés à chaque unité, y compris les coûts d’entretien et de carburant, ce qui vous aidera à établir le coût total de possession (TCO). Connaître le coût total de possession est essentiel pour prendre des décisions intelligentes d’achat ou de location, ainsi que des décisions sur le moment de l’élimination de l’actif. 

Les appareils télématiques associés à un logiciel de gestion de flotte peuvent fournir des informations détaillées sur l’utilisation, le kilométrage, les performances opérationnelles et plus encore. 

Développer et mettre en œuvre le programme d’entretien préventif optimal

Un bon programme d’entretien préventif est essentiel pour préserver la longévité des actifs de l’équipement. L’entretien préventif aide à prévenir les temps d’arrêt, à assurer la conformité réglementaire et à soutenir la valeur résiduelle en fin de vie. Consultez les recommandations de l’OEM pour établir les étapes d’entretien et les intervalles d’entretien spécifiques à l’actif. Utilisez un système de gestion de flotte pour planifier, planifier et effectuer le service d’entretien requis.

Le rapport de performance est un autre aspect important d’un programme d’entretien préventif efficace. Développez des rapports de performance et utilisez les rapports pour obtenir des renseignements sur le succès global de votre programme d’entretien préventif et également pour vous aider à identifier les actifs dont l’utilisation est inférieure ou supérieure. Ces actifs peuvent nécessiter des ajustements au calendrier d’entretien planifié.

L’entretien prédictif, qui est possible grâce à l’utilisation de la télématique, peut également vous aider à optimiser le calendrier d’entretien planifié. Elle vous permet d’effectuer un entretien juste à temps en fonction de la façon et de la fréquence d’utilisation de la machine. Il vous aide également à prendre en compte plus précisément le temps d’entretien dans l’horaire de travail. 

Utilisez vos données pour créer des plans de cycle de vie 

Mettez en place des plans de cycle de vie pour les types d’équipement ou les actifs spécifiques afin de pouvoir les éliminer au moment idéal. 

« Si je sors et que j’achète un équipement, je dois savoir quand le meilleur moment est de me débarrasser de cette unité avant qu’elle ne commence à me coûter plus cher du côté de l’entretien, tout en m’assurant d’optimiser la valeur résiduelle », a déclaré Kasubke. « Je voudrais établir un plan de cycle de vie pour tous mes actifs afin de minimiser mon coût total de propriété. » 

Le plan de cycle de vie idéal variera d’un type d’équipement à l’autre et d’un entrepreneur à l’autre en fonction de la façon dont l’équipement est utilisé et de la qualité de son entretien au fil du temps. Si votre utilisation est élevée et/ou si vous utilisez l’équipement dans un environnement difficile, vous voudrez peut-être le retirer plus tôt.

Prendre des décisions intelligentes d’achat et de location 

Comprendre votre utilisation et votre coût total de possession vous aidera à prendre des décisions intelligentes, axées sur les données, non seulement sur le moment où vous devez éliminer une unité, mais aussi sur le moment où il est logique de louer une unité plutôt que de posséder une unité.  

Les unités dont le taux d’utilisation est inférieur à 50 pour cent sont un bon point de départ pour évaluer votre parc d’actifs qui pourraient être de bons candidats à la location. Mais il n’y a pas de règles strictes et rapides. Par exemple, même si votre utilisation globale d’une unité particulière est inférieure à 50 %, si vous l’utilisez chaque jour, vous devriez probablement en être propriétaire. Il en va de même si vous avez régulièrement besoin d’un équipement spécialisé difficile à trouver sur le marché de la location ou coûteux à louer. D’un autre côté, une unité en location depuis une période prolongée peut être un bon candidat à l’achat.

Créer un budget annuel total d’exploitation de l’équipement

Il s’agit d’un domaine pour lequel les clients de United Rentals demandent de l’aide. « La plupart des clients travaillent dans un scénario de rétroviseur lorsqu’ils essaient de gérer les coûts de l’équipement », a déclaré Kasubke. « Avoir un budget bien défini pour les opérations d’équipement vous permet de comprendre où vous en êtes en matière de dépenses d’équipement et pourquoi vos coûts peuvent fluctuer au fil du temps. Si vous pouvez le mesurer, vous pouvez généralement l’améliorer. » 

Une façon de vous assurer que vous pouvez atteindre vos objectifs budgétaires annuels est de gérer et de suivre efficacement vos coûts de réparation et d’entretien, qui augmenteront probablement au fur et à mesure que la machine vieillira, ainsi que vos coûts de carburant.

Analysez vos rapports 

Un logiciel de gestion de flotte peut générer un nombre illimité de rapports automatisés. L’astuce est d’avoir quelqu’un qui sait quels rapports examiner et comment les analyser efficacement. 

L’analyse des rapports de performance peut vous aider à créer et à ajuster des plans de cycle de vie. Un autre domaine essentiel à examiner est l’utilisation. 

Les rapports d’utilisation vous permettent de valider si vos taux d’utilisation s’améliorent ou diminuent au fil du temps. (Les clients de United Rentals peuvent comparer leur utilisation de l’équipement loué à des références industrielles exclusives.) L’objectif, bien sûr, est de les améliorer. Une utilisation plus élevée signifie que la machine, qu’elle soit détenue ou louée, coûte moins par heure d’utilisation. La vente d’actifs sous-utilisés est une façon d’en augmenter l’utilisation. L’utilisation du GPS pour connaître l’emplacement de tout votre équipement et trouver des actifs d’équipement « cachés » en est un autre.

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La collecte et l’analyse des données nécessaires à la création d’une stratégie de flotte efficace n’est pas une petite tâche, et les entreprises qui y parviennent ont généralement un engagement des plus hauts niveaux de gestion. Le retour sur investissement, à savoir la réduction des coûts de flotte et l’augmentation de la productivité, peut être important.

Marianne Wait est une rédactrice et rédactrice qui crée du contenu pour des marques du Fortune 500.