Simplifiez l’approvisionnement et la facturation grâce à Total Control®

Total Control®, la solution de gestion des chantiers basée sur le cloud de United Rentals, est un excellent moyen de surveiller l’utilisation de l’équipement de location et de réduire les coûts de location annuels jusqu’à un tiers. Mais saviez-vous que vous pouvez également l’utiliser pour rationaliser l’approvisionnement et la facturation, économiser du temps et des efforts à votre service comptable et éviter à votre entreprise de commander de l’équipement redondant pour différents sites ou unités commerciales? Lisez la suite pour en savoir plus.

Éviter les écarts de facturation

Entre l’approvisionnement en équipement et son paiement, les coûts ont tendance à changer. Un problème courant : un total de facture ne correspond pas au montant du bon de commande, car la période de location a été prolongée.

« Si un client utilise un bon de commande pour une location, il en émettra un avec une valeur basée sur le montant approximatif qu’il dépensera. Mais s’ils gardent l’équipement plus longtemps que prévu, le bon de commande doit être mis à jour avec une nouvelle valeur. Cela n’est pas toujours fait avant l’arrivée des factures », a déclaré Jenna Lansky, directrice des ventes numériques des clients chez United Rentals.

Le système comptable d’une entreprise peut rejeter la facture lorsqu’elle ne correspond pas au bon de commande. Cela crée un travail supplémentaire pour l’équipe comptable, qui doit suivre l’écart, mettre à jour le bon de commande et le retranscrire.

Total Control aide les entreprises à éviter ce scénario. Accédez à l’onglet BC sur le tableau de bord Total Control pour obtenir le statut en temps réel de tous les bons de commande United Rentals. Voyez quelle partie du bon de commande a été dépensée et combien il en reste.

Total Control offre le même type de visibilité sur les factures. Utilisez l’onglet Facture pour afficher toutes vos factures United Rentals dans tous les emplacements. Vérifiez les factures en souffrance et celles qui ont été payées.

« De plus, pour les locations ouvertes, vous pouvez voir ce que vous devriez dépenser en fonction de la date de retour estimée sur le contrat de location », a déclaré M. Lansky. Si vos coûts sont susceptibles de dépasser le bon de commande initial, vous pouvez facilement mettre à jour le bon de commande pour les couvrir.

Payez les factures plus facilement

Grâce aux paiements numériques pour l’équipement de construction, vous avez le contrôle du moment et de la façon dont vous payez les factures. Une nouvelle interface utilisateur dans Total Control rend le processus encore plus rapide et plus facile. Inutile d’attendre les heures d’ouverture pour effectuer votre paiement par téléphone. Effectuez votre paiement en ligne quand cela vous convient, de jour comme de nuit.

Total Control offre une multitude d’autres fonctionnalités qui rendent la gestion des paiements de construction plus rationalisée. Par exemple, vous pouvez :

• Payer plusieurs factures à la fois
• Ajouter et modifier les modes de paiement pendant le processus de paiement
• Effectuer des paiements partiels et appliquer des crédits à une facture comme paiement
• Partager les informations de facturation avec les membres désignés de l’équipe
• Recevoir des notifications sur les événements clés, comme les factures nouvelles ou payées avec succès

Avoir à portée de main les informations de facturation actuelles réduit le risque de dates d’échéance surprises ou de paiements manqués et rend la gestion des finances de location de votre équipement plus efficace.

Gardez le contrôle grâce aux alertes et aux rapports

Vous n’avez pas besoin de vous connecter à Total Control tous les jours pour rester au courant des factures et des contrats. Configurez les alertes et les rapports afin de ne jamais laisser quelque chose glisser. Par exemple :

• Définissez une alerte d’expiration de bon de commande pour recevoir une notification par courriel lorsqu’un bon de commande a dépassé sa limite ou est prévu pour le faire bientôt.
• Configurez une alerte de contrat prolongé afin d’être immédiatement informé lorsqu’une personne sur le terrain a prolongé un contrat de location. (Ces renseignements ne sont souvent pas transmis à la comptabilité avant beaucoup plus tard.)
• Planifiez un rapport de vieillissement des factures à livrer régulièrement dans votre boîte de réception. Il fournit une liste des factures en souffrance formatées selon vos préférences.
• Créez des rapports sur les coûts de location estimés au cours d’une période à venir, comme le trimestre suivant, en fonction des dates de retour prévues. Vous pouvez modifier les dates de retour estimées dans le système pour enquêter sur les scénarios de simulation.

Réduire les locations grâce à la répartition des coûts

Total Control permet aux clients d’allouer des factures entre différents centres de coûts ou bons de travail. Cela permet d’éviter le coût de la location d’équipement en double.

Un fabricant a profité de cette fonctionnalité pour réduire les dépenses de location.

« Le client dispose d’un certain nombre d’unités commerciales dans son installation, et les différentes unités louent un équipement similaire chez nous. Donc, plutôt que de livrer plusieurs équipements du même type, nous déplaçons l’équipement sur différents sites, puis nous répartissons le coût entre les unités sur la facture », a déclaré M. Lansky. Au lieu d’avoir deux contrats de location différents, ils simplifient cela jusqu’à un.

Elle a ajouté que le client, qui fractionne les coûts de facturation depuis cinq ans, a économisé beaucoup d’argent au fil du temps.

Avantages basés sur le cloud

Étant donné que Total Control est basé sur le cloud, vous pouvez accorder l’accès à toute personne de l’entreprise qui a besoin d’informations sur la location, y compris les bons de commande et les factures, et ils peuvent personnaliser le tableau de bord en fonction de leur rôle. Par exemple, un employé de la comptabilité peut choisir de voir l’onglet des factures impayées lorsqu’il se connecte. Un surintendant de terrain peut choisir une vue différente.

De plus, Total Control peut s’intégrer à d’autres systèmes. Si vous utilisez un autre système de gestion pour votre entreprise, l’équipe de United Rentals peut intégrer Total Control à ce système, offrant une expérience utilisateur transparente.

« Par exemple, si une entreprise dispose d’un système qu’elle utilise pour générer des bons de commande pour des biens et des services, nous pouvons créer un catalogue « punch-out », a déclaré M. Lansky. Le personnel de l’approvisionnement peut commencer le processus de commande dans le système de leur entreprise, qui « pointera » vers une page United Rentals où il peut passer ses commandes.

« En une étape, ils créent un bon de commande et génèrent un bon de réservation de location qui nous vient à l’esprit », a expliqué M. Lansky. Pour accélérer encore l’approvisionnement, United Rentals peut créer un catalogue d’équipements favoris qui comprend tout l’équipement pour lequel le client a un accord de prix

Total Control peut être particulièrement utile pour les entreprises qui doivent respecter certaines directives d’approvisionnement et avoir des bons de commande valides pour chaque location. Le fait de travailler sur Total Control ou le catalogue de pointage permet de s’assurer qu’ils créent des bons de commande avec toutes les informations nécessaires, comme le centre de coûts auquel l’équipement doit être facturé.